Meine bewährte Methode

Wenn Sie wissen, wie Sie die Modernisierung Ihrer IT richtig aufsetzen, effizient strukturieren und sicher umsetzen, haben Sie alles was nötig ist.

Damit Sie eine veraltete und unflexible IT in Ihrem Unternehmen ablösen können und so Ihre eigene Firma fit für die Zukunft machen.

Ich helfe Ihnen, diese drei Schritte zu meistern.

AUFSETZEN

IST-Analyse

Um die richtigen Schlüsse ziehen und effektive Schritte in die Wege leiten zu können, ist eine umfassende und objektive Beschreibung der aktuellen Situation notwendig. Diese systematische Beschreibung hilft Ihnen zudem, ein klares Bild von der aktuellen Situation zu erhalten. Die beteiligten Personen erhalten so alle Informationen, die sonst aufgrund technischer Hürden oder bestehender Kopfmonopole schwer zu ermitteln sind.

Um dies zu erreichen, wird die IST-Situation erfasst und objektiv dokumentiert. Hierzu werden die Prozesse, Tätigkeiten und Datenflüsse im Unternehmen aus fachlicher und technischer Sicht beschrieben. Auch der organisatorische und technische Aufbau des Unternehmens ist Bestandteil der Dokumentation.

Die Dokumentation erfolgt unter anderem mit einer strukturierten Beschreibung der Geschäftsprozesse, mit Diagrammen zur konzeptuellen Darstellung der Abläufe und Zusammenhänge im Unternehmen sowie zur Architektur bzw. IT-Landschaft inklusive vorhandener Schnittstellen oder dem Informations- und Datenfluss. Zu berücksichtigen ist, dass die Transparenz auf Dauer nicht kostenlos zur Verfügung steht, sondern die Dokumentation eine ständige Aktualisierung erfordert.

Herausforderungen, Rahmenbedingungen und Ziele

Da nicht alle Herausforderungen auf einmal angegangen werden können, ist eine Priorisierung auf Basis einer Bedarfsanalyse, einer Risikobewertung sowie einer Kosten/Nutzen-Abschätzung vorzunehmen. Dies setzt allerdings voraus, dass die aktuellen Herausforderungen umfassend und systematisch erfasst und dabei möglichst präzise beschrieben werden.

Bei der Erfassung der Herausforderungen wird die Problemstellung bezüglich Fachlichkeit, Technik, Organisation, Ressourcen, Wirtschaftlichkeit und Effizienz betrachtet. Ein wesentlicher Bestandteil ist die Klärung der Rahmenbedingungen sowie die Festlegung, welches Ziel konkret erreicht werden soll. Wichtig zu klären ist ebenso die Frage, welche Folgen entstehen, wenn das zugrundeliegende Problem nicht gelöst wird.

Formblätter helfen bei der systematischen Erfassung und Bewertung der Anforderungen und Rahmenbedingungen sowie bei der Formulierung der Ziele mit konkreten, messbaren und nachprüfbaren Kriterien. Dabei werden die jeweils zuständigen Mitarbeiter mit in den Dokumentationsprozess einbezogen.

Roadmap

Die Roadmap legt alle Maßnahmen fest, mit denen die gesteckten Ziele erreicht werden sollen. Die Roadmap kann jederzeit überprüft werden, ob diese geeignet ist. Und selbst wenn sich die Roadmap zu einem bestimmten Zeitpunkt als nicht adäquat herausstellt, ist man damit in der Lage, die Diskrepanz zu erkennen, die Ursachen zu untersuchen und so die Roadmap fundiert zu aktualisieren.

Mit Hilfe der Roadmap wird festgelegt, mit welchen Maßnahmen die gesteckten Ziele in welcher Reihenfolge in welcher Zeit und mit welchen Mitteln bzw. Ressourcen erreicht werden sollen. Natürlich muss ein Plan realistisch sein, damit die Ziele erreichbar sind. Die Roadmap muss mit konkreten Aufwänden, Laufzeiten bzw. Terminen und notwendigen Ressourcen belegt werden.

Die Roadmap kann mit einem Gantt-Diagramm erstellt werden, sodass die zeitliche Abfolge der Maßnahmen und deren Abhängigkeiten zu einander transparent wird. In einfacheren Fällen kann die Roadmap auch mit einem vereinfachten Formblatt vorgenommen werden, sodass insbesondere kein Tool für Gantt-Diagramme notwendig ist.

Strukturieren

Daten

Geschäftsdaten stellen die Basis dar für den Wertschöpfungsprozess im Unternehmen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die richtigen Daten in der notwendigen Qualität an der richtigen Stelle zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Die genaue Kenntnis der Daten, deren Qualität, Herkunft, Speicherung und Verfügbarkeit ist somit die Basis aller weiteren Maßnahmen.

Zunächst ist es wichtig zu wissen, wo Daten überhaupt gespeichert sind und wie diese grob eingeteilt werden können. Sind die Daten in einer Datenbank oder in einer Excel-Dateien gespeichert? Handelt es sich um Stammdaten oder Bewegungsdaten, dienen die Daten zum Austausch zwischen Prozessen bzw. Arbeitsschritten oder sind es lediglich temporäre Daten.

Wichtig ist es, klar zwischen der fachlichen Sicht und der technischen Sicht zu unterscheiden. In allen Fällen ist die Art und Weise der Datenmodellierung und Speicherung von technischen Gesichtspunkten geprägt, die es von der fachlichen Sicht zu trennen gilt. Nur so werden die Bedeutung und der Nutzen der jeweiligen Daten aus unternehmerischer Sicht klar.

Prozesse

Es sind die individuellen Geschäftsprozesse und Workflows, die ein Unternehmen ausmachen. Sie müssen reibungslos funktionieren, damit ein Unternehmen erfolgreich sein kann. Aus diesem Grund ist die genaue Kenntnis aller Prozesse und Tätigkeiten von enormer Bedeutung. Nur so bekommt man einen fundierten Überblick über den Wertschöpfungsprozess und die damit verbundenen Stärken und Schwächen.

Bei der Dokumentation der Geschäftsprozesse ist zu beschreiben, welche Aktivitäten in welcher Abfolge ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Wichtig dabei ist, welche Akteure beteiligt sind, welche Auslöser relevant sind bzw. aus welchen Gründen ein Prozess ausgeführt wird, wann ein Prozess beginnt, wie lange ein Prozess dauert, welche Daten benötigt und verarbeitet werden und welche konkreten Ergebnisse erzielt werden.

Um Geschäftsprozesse zu dokumentieren bietet es sich an, zunächst mit einer Inventur zu beginnen und alle Prozesse mit einer Karteikarten-Methode zu erfassen. Im nächsten Schritt werden die zeitlichen Abläufe, Rahmenbedingungen und Abhängigkeiten der Prozesse zueinander erfasst. Die Spanne reicht von tabellarischen Übersichten bis hin zu detaillierten Aktivitätsdiagrammen in Einzelfällen.

Schnittstellen

Klare Schnittstellen sind von entscheidender Bedeutung, um den Zugriff auf Daten und Funktionen zwischen Systemen klar zu regeln. Auf diese Weise wird das Gesamtsystem modularisiert und damit beherrschbar. Änderungen an einem System und an dessen Schnittstellen sind planbar, weil die Abhängigkeiten zu anderen Systemen bzw. von anderen Systemen bekannt sind.

Um eine Schnittstelle zu beschreiben, sind die Art der Schnittstelle mit den verfügbaren Funktionen und den ausgetauschten Daten zu betrachten. Zudem sind die Nutzer der Schnittstelle zu bestimmen. Des Weiteren sind ggf. weitere Eigenschaften relevant wie beispielsweise die zeitliche Verfügbarkeit der Schnittstelle, welche Datenmengen verarbeitet werden können und Antwortzeiten bzw. Ausführungszeiten der Schnittstelle.

Formblätter helfen bei der systematischen Erfassung der Schnittstellen mit deren Eigenschaften. Aus den Nutzern jeder Schnittstelle lässt sich ein Architekturbild ableiten, welches die Abhängigkeiten der Systeme untereinander aufzeigt. Die Schnittstellenbeschreibung ergänzt und konkretisiert die Dokumentation, die im Rahmen der IST-Analyse erstellt wurde.

Umsetzen

Optimierung

Die Optimierung der internen Abläufe eines Unternehmens führt dazu, dass das Unternehmen seine Ressourcen effektiver nutzen und die Rendite des Unternehmens erhöhen kann. So erhält das Unternehmen letztlich neue Spielräume, das Unternehmen ohne größere Investitionen und schon in kurzer Zeit weiterzuentwickeln und voranzubringen.

Bei der Optimierung geht es um Effizienz und Qualität von bestehenden Geschäftsprozessen. Mit genauer Kenntnis aller Geschäftsprozesse ist es möglich, Schwächen zu identifizieren und Verbesserungspotentiale aufzuzeigen. Auf dieser Basis lassen sich Maßnahmen ableiten, die zur Optimierung der Geschäftsprozesse führen.

Grundlage aller Optimierungsmaßnahmen sind Zahlen. Nur was sich messen und in Zahlen ausdrücken lässt, kann nachhaltig optimiert werden. Daher sind zunächst geeignete KPIs zu definieren und das zugehörige Controlling einzurichten. Die Maßnahmen zur Optimierung selbst hängen stark vom jeweiligen Prozess ab. Die Überprüfung ihrer Wirksamkeit erfolgt jedoch stets auf Basis der KPIs.

Ablösung

IT-Systeme und Anwendungen, die einen wesentlichen Anteil am Erfolg und dem Bestand eines Unternehmens einnehmen, müssen immer auf dem aktuellen Stand sein und aktiv gewartet werden. Sobald dies nicht mehr gewährleistet ist, besteht ein Risiko für das Unternehmen, welches sich mit der Zeit als existentielle Bedrohung herausstellt. Da die Ablösung eines essentiellen IT-Systems mit hohen Aufwänden und Risiken verbunden ist, muss der Neustart frühzeitig ins Auge gefasst werden, um Erfolg haben zu können.

Bei der Ablösung eines IT-Systems geht es nicht nur um die Ersetzung eines Systems durch ein anderes System. Vielmehr werden sich bestehende Prozesse aufgrund neuer Rahmenbedingungen und fachlicher Anforderungen ändern, neue Prozesse hinzukommen und nicht mehr benötigte Prozesse wegfallen. Zudem gibt es in der Regel technologische Änderungen, die sich auf die IT-Landschaft auswirken.

Bei der Ablösung eines IT-Systems sind die damit verbundenen digitalen Geschäftsprozesse anzupassen bzw. neu zu konzipieren. Auch wird die Ablösung mit einer Anpassung der Struktur und dem Umgang mit Geschäftsdaten einhergehen. Dies erfordert in der Regel eine Datenmigration der Daten vom Altsystem zum neuen IT-System. Genauso wichtig ist es, den damit verbundenen Change Prozess aktiv zu gestalten und die Mitarbeiter in positiver Weise mit einzubeziehen.

Innovation

Langfristig ist ein Unternehmen nur dann überlebensfähig, wenn es sich dem ständigen Wandel stellt. Die Digitalisierung im Besonderen und die damit verbundene rasante Entwicklung stellt die Unternehmen vor existenzielle Herausforderungen. Jedes Unternehmen muss sein Geschäftsmodell zu jederzeit auf den Prüfstand stellen und stets bereit sein für Innovationen.

Niemand ist im Besitz einer Glaskugel, um die Zukunft zuverlässig hervorzusagen. In den meisten Fällen jedoch ist es ausreichend, sich über die aktuellen Entwicklungen und Trends im Klaren zu sein. Mit diesem Wissen ist das eigene Unternehmen einem Stresstest zu unterziehen und bezüglich neuer, ggf. disruptiver Geschäftsmodelle zu prüfen.

Ausgangspunkt aller Überlegungen ist der Kunde mit seinen aktuellen Geschäftsbeziehungen zu Ihrer Firma, den damit verbundenen Vor- und Nachteilen und seinen Interessen und Sachzwängen. Versetzten Sie sich nun in die Lage des Kunden und betrachten Sie die aktuellen Entwicklungen und Trends. Bei welchem Angebot oder Versprechen würden Sie als Kunde zu einem neuen Anbieter wechseln?

Wann immer Sie dazu bereit sind … hier 4 Wege, wie ich Ihnen dabei helfen kann, eine veraltete und unflexible IT in Ihrem Unternehmen abzulösen:

1. Nutzen Sie meinen kostenlosen Leitfaden: Wie Sie eine veraltete Software sicher ablösen

Es ist ein Leitfaden wie Sie Schritt für Schritt vorgehen, um eine veraltete Software sicher abzulösen – Klicken Sie hier.

2. Machen Sie meinen kostenlosen Rapid-Check

Sie erhalten eine erste Einschätzung, welche Möglichkeiten Sie trotz veralteter und unflexibler IT haben … senden Sie mir einfach eine Nachricht mit dem Wort „Check“ …erzählen Sie mir etwas über Ihr Business und wo der Schuh aktuell am meisten drückt, und ich sende Ihnen die Details!

Klicken Sie hier, um mir eine E-Mail an info@itbessermachen.de zu senden – mit dem Wort „Check“.

Oder verwenden Sie mein Kontaktformular und senden Sie mir die Nachricht „Check“.

3. Vereinbaren Sie mit mir den Perspektive-Guide

Erfahren Sie, welche Möglichkeiten Sie trotz veralteter und unflexibler IT haben. Mit realistischen Aussagen zu Terminen und Kosten! Klicken Sie hier.

4. Arbeiten Sie mit mir 1:1

Wenn Sie direkt mit mir arbeiten wollen, um eine veraltete IT abzulösen und die eigene Firma fit für die Zukunft zu machen … senden Sie mir einfach eine Nachricht mit dem Wort „Privat“ …erzählen Sie mir etwas über Ihr Business und woran Sie gezielt arbeiten wollen, und ich sende Ihnen die Details!

Klicken Sie hier, um mir eine E-Mail an info@itbessermachen.de zu senden – mit dem Wort „Privat“.

Oder verwenden Sie mein Kontaktformular und senden Sie mir die Nachricht „Privat“.